Otimizar a operação logística é um dos grandes desafios das empresas, e a tecnologia tem papel central nisso. Com um sistema WMS, os procedimentos do armazém ficam mais ágeis e organizados, o que traz benefícios para toda a cadeia de suprimentos.
Neste artigo você vai entender o que é o WMS, como ele funciona, quais são as principais funções e vantagens, e como saber se a sua empresa precisa de um.
O que é WMS?
WMS é a sigla de Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns. É um software que informa a gestores e equipes a localização exata dos produtos no galpão e a quantidade de itens em estoque, em cada etapa do processo logístico.
Seus recursos agilizam o fluxo de informações e o uso do espaço físico, otimizando a operação de armazenagem. O WMS acompanha todo o processo, do recebimento da mercadoria, passando pela armazenagem, até a expedição final.
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Tudo isso dá mais eficiência aos processos e pode aumentar a produtividade em todas as etapas da gestão do armazém. Com isso, a empresa ganha diferenciais competitivos e melhora seus resultados.
Como funciona o software WMS?
O WMS identifica as mercadorias por meio de códigos de barras e acompanha a entrada e a saída delas no armazém. Também controla informações como prazo de validade e número do lote. Para entender como os códigos identificam os produtos, veja o artigo sobre SKU e EAN.
Uma alternativa aos códigos de barras são as etiquetas RFID (identificação por radiofrequência), que permitem identificar produtos à distância. A leitura pode ser feita com coletores e outros dispositivos móveis conectados.
Na prática, o fluxo costuma seguir estas etapas:
- Recebimento: a mercadoria é conferida e registrada no sistema;
- Endereçamento: o sistema indica em qual posição do estoque cada item deve ser guardado;
- Armazenagem e controle: o saldo e a localização são atualizados a cada movimentação;
- Separação (picking): o sistema orienta o operador sobre o que buscar e onde;
- Expedição: os pedidos são conferidos e liberados, e a baixa do estoque é registrada.
Principais funções:
- Controle e rastreabilidade das mercadorias;
- Integração ao ERP;
- Geração de relatórios;
- Integração com outras áreas da empresa;
- Transferência entre estoques;
- Controle de inventário.
Quais as vantagens de um software WMS?
Entre as principais vantagens estão as seguintes.
Produtividade maior
O WMS dá agilidade aos processos. Ele localiza e despacha as mercadorias com rapidez e informa à equipe a posição exata dos itens, o que resulta em mais eficiência.
Menos tempo de espera
A automação economiza tempo em várias operações. Com códigos de barras ou RFID, a entrada e a saída de itens são registradas na hora, assim como dados como a validade. Com a informação disponível mais cedo, outros processos, como o picking e a expedição, também aceleram.
Controle dos produtos armazenados
O registro de toda a movimentação permite controlar o fluxo de mercadorias com mais eficiência e segurança, além de ajudar a administrar o espaço disponível de forma mais dinâmica.
Percurso de pedidos otimizado
Saber a localização exata dos itens é muito útil quando a empresa tem mais de um depósito e não pode perder tempo para encontrar um produto pedido pelo cliente.
Decisões melhores sobre o estoque
Com os relatórios, a empresa sabe quais itens têm melhor saída e não podem faltar, e decide melhor o que estocar e como ocupar o espaço. Esses dados ajudam a acompanhar o giro de estoque.
Menos custos com retrabalho e erros
Ao automatizar tarefas antes manuais, o WMS reduz a chance de erro humano, como divergências de inventário e envios trocados, e diminui o retrabalho.
Quando vale a pena usar um WMS?
O WMS faz mais sentido quando a operação já não cabe em planilhas e controles manuais. Alguns sinais:
- Dificuldade para encontrar produtos no estoque;
- Divergência frequente entre o estoque físico e o do sistema;
- Muitos itens (SKUs), lotes ou datas de validade para controlar;
- Mais de um armazém ou depósito;
- Atrasos e erros na separação e na expedição.
Antes de contratar, avalie se o sistema se integra ao seu ERP, se atende ao seu tipo de operação e se a equipe será treinada para usá-lo. Em empresas pequenas, às vezes o ganho maior vem primeiro de organizar o layout e as estruturas de armazenagem.
WMS e estrutura física do armazém
O software organiza a informação, mas o resultado depende também da estrutura física. Um galpão bem planejado, com endereçamento claro e sistemas como porta-paletes, facilita a rastreabilidade e o aproveitamento do espaço. Confira também as dicas sobre o galpão de armazenamento.
Como implantar um WMS com menos riscos
A implantação é tão importante quanto o software escolhido. Alguns cuidados ajudam:
- Mapeie os processos antes: entenda como o recebimento, a armazenagem e a expedição funcionam hoje. Automatizar um processo desorganizado só acelera a desorganização;
- Organize o cadastro de produtos: descrições, códigos e unidades de medida padronizados evitam erros desde o início;
- Defina os endereços do estoque: cada posição precisa de uma identificação clara para que o sistema indique onde guardar e buscar;
- Treine a equipe: quem opera o coletor e confere as cargas precisa entender a lógica do sistema;
- Comece por etapas: implantar por área ou por fluxo permite corrigir falhas antes de ampliar para todo o armazém;
- Faça inventários de conferência: compare o saldo do sistema com o estoque físico nas primeiras semanas.
Quando o sistema é adotado sem planejamento, é comum a equipe voltar aos controles paralelos e o ganho se perde.
WMS, ERP e outras ferramentas de gestão
O WMS não substitui as demais ferramentas da empresa. O ERP cuida da gestão geral, e sistemas de planejamento, como o MRP, ajudam a definir o que e quando comprar ou produzir. O WMS entra para garantir que o que foi planejado esteja no lugar certo, na quantidade certa e disponível para o pedido. Quanto melhor a integração entre eles, menor a chance de divergências e retrabalho.
Perguntas frequentes
O que significa WMS?
WMS vem de Warehouse Management System, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazéns. É um software que controla recebimento, armazenagem e expedição de mercadorias.
WMS e ERP são a mesma coisa?
Não. O ERP integra a gestão de toda a empresa, como finanças, compras e vendas. O WMS é focado no armazém e na movimentação dos produtos, e costuma ser integrado ao ERP.
Preciso de código de barras ou RFID para usar um WMS?
Eles não são obrigatórios, mas são muito usados porque tornam o registro das movimentações mais rápido e preciso. A escolha depende do tipo de operação e do orçamento.
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